Seasonal Booking Workflow

Durante la temporada alta, las salidas 4x4 se llenan con semanas de anticipación y el equipo de reservas pasa de atender tres consultas por día a más de cuarenta. El problema no era la demanda, sino el embudo: cada pedido llegaba por WhatsApp, mail o teléfono, y la información quedaba dispersa en capturas, planillas y notas sueltas. Así nació este proyecto: ordenar el proceso de reserva sin perder la flexibilidad que nos piden los pasajeros.

Empezamos por mapear el recorrido real de una consulta, desde el primer mensaje hasta la confirmación del cupo. Detectamos que el cuello de botella estaba en la confirmación de disponibilidad: el coordinador debía revisar manualmente tres calendarios distintos (salidas regulares, travesías especiales y campamentos base) antes de responder. Ese paso, que parecía menor, demoraba en promedio dos horas por consulta.

La solución no fue un sistema nuevo, sino un protocolo claro con reglas de prioridad. Definimos qué rutas tienen cupo fijo, cuáles admiten refuerzo de vehículo y cuáles se cierran por condiciones climáticas. Cada salida quedó clasificada con un semáforo interno: verde para disponibilidad confirmada, amarillo para lista de espera y rojo para fecha cerrada. El coordinador ahora responde en menos de treinta minutos con una respuesta concreta, no con un "te confirmo más tarde".

También ajustamos la comunicación con el pasajero. En lugar de pedir todos los datos por mensaje, armamos una ficha mínima: nombre, cantidad de personas, fecha tentativa y nivel de experiencia. Con eso alcanza para reservar el cupo; el resto de los detalles (equipo, dieta, seguro) se completa en la confirmación final. Esto redujo los idas y vueltas y dejó registro escrito de cada decisión.

• Clasificación de salidas con semáforo de disponibilidad: verde, amarillo y rojo.
• Ficha mínima de reserva con cuatro campos obligatorios y sin formularios largos.
• Regla de refuerzo: si una salida llega a seis pasajeros, se evalúa sumar un segundo vehículo.
• Horario de respuesta comprometido: máximo 30 minutos en ventana de atención.
• Protocolo de cancelación con aviso anticipado de 48 horas para reasignar cupos.

El resultado fue una temporada con menos mensajes cruzados y más salidas completas. El equipo deja de perseguir datos sueltos y el pasajero sabe exactamente en qué estado está su reserva. No eliminamos la incertidumbre del clima ni la demanda de última hora, pero ahora esas variables se manejan con un criterio compartido y no con decisiones apuradas.